Colorful Bytes GmbH - Support

# Events forum

# Allgemein

In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie die Events Ihres Projekts verwalten können. Events können beispielsweise Vortragssessions, Paneldiskussionen, Keynotes, Produktpräsentationen oder Empfänge sein.

Die Eventübersicht (Menüpunkt: forum) zeigt Ihnen zunächst alle Events, die dem aktuellen Projekt derzeit zugeordnet sind.

Sie können im Suchfeld nach Events suchen. Hierzu können Sie nach Teilen des Names oder nach dem Eventort (Standort) suchen. Groß- und Kleinschreibung werden hierbei nicht berücksichtigt. Um den Suchvorgang zu beginnen, drücken Sie den Button SUCHEN.

Tipp:

  • Zusätzlich können Sie die Eventtitel nach langen Titeln und Locations (Standorten) filtern.
  • Die Filterung kann hilfreich sein, wenn Sie gezielt nach Events suchen möchten, die auf der Anzeige der Tweet-Points möglicherweise zu Zeilenumbrüchen oder Überläufen führen könnten.

Die Übersicht kann zusätzlich nach Hauptevents (`Sub-Events ausblenden) gefiltert werden. Mehr zu Haupt- und Unterevents erfahren Sie in diesem Abschnitt.

Sämtliche Filter oder Sucheingaben können Sie mit dem Button ZURÜCKSETZEN löschen. Hiernach werden wieder sämtliche Events angezeigt.

Die Events werden nach den Namen alphabetisch absteigend sortiert. Mithilfe der Hoch-/Runter-Pfeile können Sie die Sortierreihenfolge ändern. Beachten Sie, dass Sie mit den < bzw. > Symbolen durch die Trefferliste navigieren können, um weitere Events unter den vorgegebenen Suchkriterien aufzulisten.

# Event anlegen

Ein neues Event können Sie über einen Klick auf den +-Button rechts unten in der Ecke hinzufügen. Es öffnet sich eine neue Ansicht zur Eingabe der Daten:

Für jedes Event müssen Sie folgende Angaben machen:

  1. edit Identifier mit dem Sie das Event eindeutig bezeichnen können.
  2. edit Titel Ihrer Events, der auf dem Tweet-Point prominent angezeigt werden soll.
  3. edit Beschreibung, die zu Ihrem Event angezeigt werden soll.

Tipp:

Je nach Gestaltung Ihres Layouts ist Ihre Beschreibung möglicherweise zu lang und wird nicht vollständig dargestellt. Nutzen Sie hierzu die Vorschau, um die gewünschte Darstellung eines Events zu überprüfen.

  1. edit Standort (Location) an der Ihr Event stattfindet.
  2. calendar_today Start- und Enddatum Ihres Event.
  3. Die Eventgruppierung ermöglicht es, sofern Sie ein Layoutelement vom Typ Event-Lane benutzen möchten, mehrere Events auf dem Tweet-Point kompakt untereinander dazustellen. Hierzu ist eine spezielle Eingabereihenfolge notwendig. Kontaktieren (opens new window) Sie für weitere Details unser Supportteam.
  4. In der Auswahlliste Eventtyp können Sie aus verschiedenen, vorkonfigurierten Typen auswählen.
  5. In der Status-Auswahlliste könnten Sie auswählen, ob das Event wie geplant stattfindet. Geplant ist daher bereits vorausgewählt. Falls das Event verschoben werden soll, z.B. aufgrund von kurzfristigen Programmänderungen oder Änderungen hinsichtlich des Eventortes, können Sie dies über die Auswahl Verschoben kennzeichnen. Findet das Event nicht statt, wählen Sie Abgesagt.
  6. edit Im Eingabefeld Notiz zum Status können Sie einen Text angeben, der Ihren Gästen im Falle eines verschobenen oder abgesagten Events noch zusätzlich angezeigt werden soll.

Hinweis:

Wurde ein Event abgesagt, sollten Sie es nicht einfach aus dem Tweet-Point-Verwaltungssystem löschen, denn Ihre Gäste sollten darüber informiert werden, sodass Sie nicht umsonst den ursprünglichen Eventort aufsuchen.

Tweet-Point bietet Ihnen hierfür die Status-Auswahlliste an. Wurde ein Event abgesagt, wird diese Änderung optisch sichtbar sofort auf dem Tweet-Point aktualisiert und Ihre Gäste sind informiert.

Tipp:

Sollen der Titel des Events, Beschreibung, Standort oder die Status Notiz nicht nur auf Deutsch, sondern auch in einer zweiten Sprache (SL), können Sie diese Angaben unter Titel (SL), Beschreibung (SL), Standort (SL) oder Notiz zum Status (SL) vornehmen.

Dies waren die Grunddaten zu einem Event. In der rechten Hälfte der Ansicht können Sie gleich weitere Einstellungen zu Referent*innen oder Bildern vornehmen. Sie können jedoch das Event zunächst einmal mittels des Buttons SPEICHERN abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt weitermachen.

# Referent*innen zuordnen

Der Reiter KONTAKTPERSONEN ermöglicht es Ihnen, gleich bei der Erstellung eines Events vorhandene Referent*innen des Events zuzuordnen. Tweet-Point sieht zwei Arten von Referent*innen vor: Vorsitz | Moderatoren und Weitere Referent\*innen.

  • Moderatoren sind üblicherweise Hauptveranstaltungen zugeordnet, d.h. einer Hauptveranstaltung sind keine weiteren Referent*innen zugewiesen.
  • Im Falle einer Paneldiskussion oder eines Workshops mit Vorsitzenden und vielen Referent*innen , können Sie diese unter Weitere Referent\*innen auswählen.

Klicken Sie hierzu in das Eingabefeld auf Auswählen. es öffnet sich eine Liste mit allen Referent*innen . Sie können nun entweder durch die Liste scrollen oder direkt beginnen, den Namen einzutippen. Die Auswahlliste beschränkt sich dann auf die angegebenen Buchstaben. Haben Sie die passende Person gefunden, klicken Sie auf den Eintrag in der Liste.

# Eventbild zuordnen

Manche Darstellungen auf dem Tweet-Point ermöglichen es, dass Events mit einem ansprechenden Bild angezeigt werden. Ein bereits in das Verwaltungssystem hochgeladenes Bild können Sie unter dem Reiter BILD-AUSWAHL auswählen. In das Eingabefeld Dateiname können Sie den Namen der Datei eingeben. Sobald Sie anfangen Buchstaben einzutippen, werden ihnen die Ihnen in diesem Projekt zur Verfügung stehenden Bilder, die zur Eingabe passen, in einer Auswahlliste angezeigt.

Möchten Sie eines neues Bild hochladen, klicken Sie auf den Reiter BILD-UPLOAD und dann auf den Button AUSWÄHLEN. Das eingeblendete Dialogfenster zeigt Ihnen alle Dateien auf Ihrem lokalen Gerät.

Achtung:

Die Dateigröße des Bildes darf die eingeblendete Vorgabe (in MB) nicht überschreiten.

Wählen Sie hier ein Bild oder eine andere Mediendatei eines unterstützten Formats aus. Diese wird anschließend in der aktuellen Ansicht über in Form einer Vorschau dargestellt.

Hinweise:

  • Setzen Sie die Szene in gutes Licht, indem Sie einen gut passenden Ausschnitt wählen., indem Sie einen gut passenden Ausschnitt wählen.
  • Die Auswahl des sichtbaren Bereichs können Sie durch Ziehen des Bildes auswählen.
  • Über das Mausrad können Sie den Grad der Vergrößerung angepassen.

Mit dem Button SPEICHERN wird das Event Ihrem Projekt hinzugefügt. Beachten Sie: Der Button wird erst aktiv, wenn alle notwendigen Eingaben gemacht worden sind. Sollten Sie notwendige Angaben vergessen haben, weist Sie das System darauf hin.

# Referent*innen ändern

Haben Sie einem Event noch keine Referent*innen zugewiesen oder wollen die Zuweisungen ändern, gehen Sie hierfür zunächst in den Änderungsdialog eines Events (vgl. hier).

Der Reiter KONTAKTPERSONEN ermöglicht es Ihnen, bereits in Ihrem Projekt vorhandene Referent*innen des Events (neu) zuzuordnen. Die Rollen der Personen können Sie ebenfalls geeignet anpassen. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen mit einem Klick auf den Button SPEICHERN zu übernehmen.

# Event ändern

Alle Angaben können Sie jederzeit ändern. Diese Änderungen werden auch sofort aktiv und auf dem Tweet-Point ebenfalls aktualisiert.

Um ein Event zu ändern, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. Sie können in der Eventübersicht bei einem Eintrag auf mode_edit klicken.
  2. Sie wählen ein Event in der Übersicht aus und gelangen so in die Detailansicht. Auch hier gibt es ein mode_edit-Symbol oben rechts in der Ecke. Dieses führt Sie zum Änderungsdialog.

Die Eingabefelder und Auswahllisten sind dieselben wie auch im Dialog zum Neuanlegen eines Events. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen mit dem Button SPEICHERN zu übernehmen.

# Status anpassen

Tweet-Point hilft Ihnen, auf kurzfristige Änderungen in Ihrem Programmablauf zu reagieren. Verschiebt sich beispielsweise Ihr Event um eine Stunde oder ändert sich der Raum, so können Sie dies Ihren Gästen ohne viel Aufwand mitteilen. Die Änderungen werden sofort wirksam und auf den Tweet-Points angezeigt.

Gehen Sie hierzu in den Änderungsdialog eines Events (vgl. hier, Punkte 8 und 9).

Tipp:

Wurde ein Event abgesagt, sollten Sie es nicht einfach aus dem Tweet-Point-Verwaltungssystem löschen, denn Ihre Gäste sollten darüber informiert werden, sodass Sie nicht umsonst den ursprünglichen Eventort aufsuchen und sich eventuell frühzeitig nach Alternativen umsehen können.

Tweet-Point bietet Ihnen hierfür die Status-Auswahlliste an. Wurde ein Event abgesagt, wird diese Änderung optisch sichtbar sofort auf dem Tweet-Point aktualisiert und Ihre Gäste sind informiert.

# Bild zuweisen oder zurücksetzen

Wurde einem Event bereits ein Bild zugeordnet, so können Sie in der Detailansicht eines Events mit dem Button phonelink_erase die vorhandene Zuordnung zurücksetzen.

Hinweis

Keine Sorge: das Bild wird bei dieser Aktion nicht aus dem System gelöscht. Es wird lediglich die Zuweisung aufgehoben. Das heißt, sollte das Bild noch in anderen Events zugeordnet sein, hat dies hierauf keine Auswirkung.

Um neue Bilder hochzuladen oder die Bildzuweisung zu ändern, gehen Sie zunächst in den Änderungsdialog eines Events. Ein bereits in das Verwaltungssystem hochgeladenes Bild können Sie unter dem Reiter BILD-AUSWAHL auswählen. In das Eingabefeld Dateiname können Sie den Namen der Datei eingeben, sobald Sie anfangen Buchstaben einzutippen, werden ihnen die Ihnen in diesem Projekt zur Verfügung stehenden Bilder, die zur Eingabe passen, in einer Auswahlliste angezeigt.

Möchten Sie eines neues Bild hochladen, dann klicken Sie auf den Reiter BILD-UPLOAD. Durch einen Klick auf den Button AUSWÄHLEN können Sie ein neues Bild auf Ihrem Rechner auswählen und hochladen.

Mit dem Button SPEICHERN werden die Änderungen an Ihrem Event gespeichert.

# Unterveranstaltungen

# Anlegen

Eventuell sieht Ihr Programm eine Hauptveranstaltung vor, welcher mehrere Unterveranstaltungen zugeordnet sind. Ein Beispiel hierfür sind wissenschaftliche Sessions, die unter dem Vorsitz von einem oder mehreren Moderator*innen stehen. In so einer Session kann es jedoch mehrere Einzelvorträge von unterschiedlichen Referent*innen geben.

Tweet-Point unterstützt Sie bei der Abbildung von solchen Zuordnungen.

Gehen Sie zuerst in die Detailansicht des Events, die Ihre Hauptveranstaltung sein soll. Wählen Sie hierzu ein Event in der Übersicht aus und gelangen so in die Detailansicht. Mit einem Klick auf das + in der rechten oberen Ecke (s. Bild), öffnen Sie den Dialog, um eine neue untergeordnete Veranstaltung anzulegen.

Dies funktioniert analog wie im Abschnitt Neues Event anlegen beschrieben.

# Zuweisen

Sobald die Unterveranstaltung erfolgreich angelegt wurde, erscheint jene rechtsseitig in der Zugewiesen-Auswahlliste.

Wenn Sie diese Zuordnung aufheben möchten, wählen Sie das Event in der Auswahlliste aus und verschieben Sie selbige durch Klick auf arrow_back. Im umgekehrten Fall können Sie ein Event durch Klick auf arrow_forward wieder zuordnen.

Hinweis:

Sie haben ein großes Programm mit vielen Haupt- und Unterveranstaltungen und möchten nicht alles manuell anlegen? Wir bieten auf Sie maßgeschneiderte Importer für Ihr Datenformat an, mit dem Sie Ihren Datenbestand automatisiert in das Tweet-Point-Verwaltungssystem übernehmen können.

Kontaktieren (opens new window) Sie für weitere Details unser Supportteam oder fordern Sie noch heute über unsere Website (opens new window) Ihr unverbindliches Angebot mit der Zusatzoption Automatisierter Datenimport an.

# Event löschen

Events können auf zwei Wege gelöscht werden.

  1. Sie können in der Eventübersicht für jeden Eintrag auf delete klicken.

    Achtung:

    Das Event wird sofort und ohne Rückfrage des Systems gelöscht.

  2. Sie wählen ein Event in der Übersicht aus und gelangen so in die Detailansicht. Auch dort gibt es ein delete-Icon oben rechts in der Ecke. Nach einem Klick darauf, werden Sie gefragt, ob Sie das Event wirklich löschen möchten. Diese Aktion müssen Sie über das anschließend eingeblendete Dialogfenster bestätigen.

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